Цифровая трансформация: как правильно выбрать партнёра и избежать ловушек

Как правильно выбрать партнёра по цифровой трансформации?

Ни один руководитель компании, который решился на цифровую трансформацию своего бизнеса, не хочет, чтобы ему добавилось проблем. Для этого ему нужно выбрать надёжного опытного партнёра на этом непростом пути, кто будет ему помогать, оберегать и подстелет соломку, куда и когда надо. Это может быть внедренческая компания, системный интегратор и/или бизнес-консультанты, имеющие опыт автоматизации и цифровизации.

И тут надо осознать, что подрядчик по цифровой трансформации – это почти как в семье ваша вторая половинка, она должна вам идеально подходить, «не выносить мозг», а помогать вам развиваться и достигать ваших целей. А сменить партнёра по цифровизации, когда она уже в компании началась или идёт несколько лет, сродни тому, как развестись и заново создать семью. Потому что между заказчиком и подрядчиком создаётся сильная связка на 2-3 года минимум, и это партнёрство очень важное, в т. ч. с точки зрения безопасности бизнеса. Ведь внедренческая компания, как врач о пациенте, знает всё о реальном «состоянии здоровья» своего клиента и имеет доступ к различным данным, включая конфиденциальные.

Однако выбрать партнёра по цифровой трансформации не так-то просто. И сложности есть с обеих сторон.

К кардинальной перестройке бизнес не готов, и правильно делает, потому что «ломать – не строить», и в этом процессе есть шанс пациента навсегда «потерять». Так вот, хороший партнёр не будет стараться резко изменить свою «вторую половинку», как и хороший подрядчик по цифровизации не будет выступать с предложением: «Давайте всё снесём и отстроим заново».

Важно подробно обсуждать с потенциальными партнёрами цели и задачи вашего бизнеса, и как их можно реализовать с помощью цифровизации. Слушайте внимательно, что вам будут отвечать, что вам будут обещать. Если возникнет обоюдное понимание, что вы смотрите в одном направлении, только тогда можно приступать к работе.

5 основных критериев для выбора подрядчика по цифровой трансформации

   1. Подрядчик не должен навязывать вам те решения, которые ему удобны, но вам не нужны.

Если у вас чётко определены цели бизнеса, и существует стратегия развития, то партнёр по цифровизации должен вам помочь их реализовать. Если же у него нет инструментов или компетенций, чтобы это сделать, и нет желания осваивать новое, то он может начать вам навязывать какие-то свои привычные схемы и уговаривать вас поменять ваши бизнес-задачи. Это сразу важный сигнал подумать: по пути ли вам с таким подрядчиком?  Вряд ли.

Хороший исполнитель должен подробно ознакомиться с вашим техническим заданием (ТЗ) и потом обязательно следовать ему в ходе реализации проекта! Задайте ему вопросы, которые дадут вам понять, что он всё подробно изучил, а не пробежался по верхам для виду, но вам настойчиво предлагает что-то своё, отличное от ваших намерений.

Важно, чтобы при всём при этом в вашей компании был менеджмент, который сам заинтересован в результате намного сильнее любого системного интегратора. А руководство, которое стремится к цифровизации бизнеса, должно иметь чёткое понимание, чего хочет добиться.

Очень желательно, чтобы внутри вашего коллектива были специалисты, которые имеют подобный опыт, понимают, как происходит процесс цифровой трансформации на практике, и будут за ним следить. Потому что интегратор может поменяться, такое возможно, а задуманная и запланированная цифровизация внутри компании, несмотря даже на подобный поворот, должна продолжаться в интересах бизнеса, приносить пользу акционерам, повышать прибыльность и управляемость.

   2. Подрядчик должен обладать профессионализмом.

Как можно оценить профессионализм в цифровой трансформации? Это довольно комплексный вопрос, надеюсь, что ответить на него вам помогут следующие рекомендации:

   3. Подрядчик может сформулировать вам сроки и стоимость проекта и дать понятные объяснения по ценообразованию.

Понятность озвучиваемой стоимости – это очень важный момент, потому что на это способны далеко не все потенциальные подрядчики, а только те, кто реально понимает объём работ, сроки, и какие компетенции должны быть у команды специалистов на проекте цифровой трансформации (а это сильно влияет на их уровень оплаты).  

В этом, по мнению многих опрошенных мною руководителей компаний-заказчиков, и состоит одна из основных компетенций тех, кто занимается внедрениями – понимать стоимость проекта цифровизации, уметь её рассчитывать и объяснять. Потому что неоднократно случались неприятные истории, когда молодые команды пытаются демпинговать и предлагают низкую цену проекта, но начинают за здравие, а заканчивают уже кое-как, поскольку кончается бюджет. Изначально они, не имея опыта, не могут предположить, как это будет, и многое не учитывают в расчёте стоимости. В итоге разочарованы обе стороны – и заказчик, и такой горе-подрядчик. И реализованный проект становится малополезным из-за того, что его результаты были не продуманы, не осмечены.

Высококвалифицированные подрядчики по цифровизации очень хорошо просчитывают объёмы работ своей команды, необходимые для проекта ИТ-решения, стоимость доработок, интеграций, техподдержки. Как правило, такие сметы делаются на основании исключительно большого опыта, особенно если ваш проект достаточно уникален, с какой-то интересной, неповторяющейся архитектурой бизнес-процессов. Найти баланс «цена – качество» непросто, но опытные подрядчики смогут это сделать.

   4. Подрядчик способен с вами общаться на языке бизнеса, а не на сложном языке «айтишников».

Компания, заказывающая проект цифровизации, и подрядчик должны сойтись на этапе выбора в коммуникациях и понять друг друга. Но довольно часто, как мне рассказывали опрашиваемые руководители, это проблема, и владельцы бизнеса, генеральные директора с большим трудом находят исполнителей, с которыми могут говорить на одном языке.

Это происходит потому, что тема цифровой трансформации очень непростая. С одной стороны, здесь действует целеполагание со стороны бизнеса, задачи, которые топ-менеджмент заказчика ставит подрядчику, но с другой стороны, со стороны исполнителей в проекте участвуют много высокопрофессиональных ИТ-специалистов. А понять их «простому смертному» и даже опытному управленцу ох как не просто.

При этом важно, чтобы и заказчик, и подрядчик одинаково понимали цели проекта цифровизации, потому что разность их профессиональных языков, терминов, понятий может сыграть существенную роль.

Расскажите подрядчику ваши бизнес-задачи и спросите, как он их может реализовать, как их можно оцифровать, какие будут результаты? И внимательно выслушайте, что и как вам ответят. Основная проблема в том, что далеко не все исполнители могут понять специфику вашего бизнеса, не хотят вникать в ваши процессы, не умеют коммуницировать, чтобы разобраться и прийти к оптимальному решению. Поэтому анализируйте и критически осмысливайте каждое предложение, попытайтесь понять, какие есть риски, что осталось «за кадром», что вам не договорили, правильно ли вы интерпретируете полученную информацию?

Бывают ситуации, что сегодняшнее ваше верное решение может завтра оказаться неверным, но главное, чтобы завтра вы имели возможность его скорректировать. Если у вас возникнет понимание, что потенциальный исполнитель предлагает то, что вам нужно, если на первых встречах вас смогли убедить, что всё получится отлично, всё возможно и реализуемо, то тогда можно смело приступать к работе.

Обратите внимание, если подрядчик к тому же сможет провести для вас демонстрацию – показать на примере, как и что будет реализовано в вашей компании, это добавляет ему дополнительные очки. Потому что наглядная демонстрация очень поможет наладить адекватную коммуникацию – показ всегда понятнее, чем рассказ.

   5. Подрядчик обладает необходимой методологией для реализации проекта цифровизации.

Крайне важно, чтобы исполнитель не только демонстрировал вам свои лавры, достижения и награды, но и мог понятно объяснить по какой технологии, с какой отчётностью, какими результатами и насколько прозрачно для вас он будет вести ваш проект цифровизации.

Но как вам проконтролировать, если вы в этом пока не разбираетесь, достаточно ли подробную и правильную информацию даёт вам подрядчик, или он просто пытается вас «закопать» в море умных слов?

Итак, делюсь с вами простым способом. Для финального определения опыта подрядчиков и их умения доводить проекты цифровизации до успешного завершения достаточно попросить их показать вам наличие у них в компании всего лишь двух вещей, но невероятно важных:

1. Альбом архитектурных схем цифровых проектов.
2. Коллективную базу знаний ERP для консультантов. Это перечень документов – их около 50-ти. Среди них: ресурсный план исполнителя, ежемесячный план предоставления отчётных документов, еженедельные отчёты о статусе проекта, стратегия развёртывания ландшафта систем, целевая архитектура, стратегия функционального, интеграционного и регрессионного тестирования, документы описаний бизнес-процессов для автоматизации и пр. Каждый из этих пунктов представляет собой отдельный документ, который будет подтверждением, своего рода реперной точкой и результатом хорошо проделанной работы со стороны подрядчика.

Если же ваш потенциальный подрядчик не сможет показать вам ни альбом архитектурных схем цифровых проектов, ни базу знаний ERP из примерно 50-ти документов, то поверьте, что с ним крайне рискованно начинать сотрудничество в сфере цифровой трансформации бизнеса. Если он всего этого не знает, то, скорее всего, вы для него станете «подопытным кроликом», на вашей компании он будет учиться для своего портфолио, а результаты учеников всегда непредсказуемы. Решать в любом случае только вам на свой страх и риск.

Как выстроить взаимоотношения с подрядчиком по цифровизации и не попасть в ловушки?

Итак, вы обговорили все ваши цели и задачи бизнеса, всё выяснили, согласовали и выбрали подрядчика для реализации проекта по цифровой трансформации. Надеюсь, он соответствует всем пяти основным критериям, которые я предложила выше вашему вниманию. Если так, поздравляю, вы сделали отличный выбор!

И тут вам подрядчик присылает договор. Обычно он очень объёмный, многостраничный. Обратите внимание, какие свои обязательства прописал в нём системный интегратор или внедренческая компания, по какой технологии внедрения они будут работать, какие в ней есть этапы, как будете фиксировать результаты?

Внедрение ERP-системы или, например, разработок с искусственным интеллектом – это многоэтапный процесс, и наличие технологии внедрения покажет вам, как подрядчик собирается взаимодействовать с вами, чтобы потом не было сюрпризов, что у них «что-то не получилось» в процессе.

 Что не будет записано в договоре, а будет как бы подразумеваться, то есть шанс, что это потом не будет выполняться, поскольку вы с подрядчиком под одним и тем же можете иметь в виду совершенно разные объёмы работ.

Или такой важный момент: кто из сторон в какой степени будет участвовать в проекте? Обязательно все эти моменты прописывайте в договоре, чтобы потом не было недоразумений типа «а мы думали, что это вы будете делать, а не мы». Для этого определите состав команды, результаты услуг и распределение ответственности: кто принимает участие в подготовке, кто консультирует, кто утверждает результаты, кто отвечает за выполнение, кого просто информируют, а кто получает финальную версию документа и пр.

При этом бывают такие подрядчики, которые могут пытаться вставить в договор то, что вашему бизнесу не очень нужно. Для чего? Ответ простой: чтобы увеличить стоимость своих работ и больше заработать на вашем проекте.

Так на какие уловки подрядчиков необходимо обращать внимание?

Представляю вам список с основными «ловушками подрядчиков», на которые всегда необходимо обращать пристальное внимание.

После подписания контракта ваши взаимоотношения по проекту цифровизации будут выстраиваться согласно утверждённой технологии внедрения – обычно она состоит из нескольких этапов: от предпроектного обследования предприятия до ввода системы в промышленную эксплуатацию.

В конце каждого этапа вы сможете получить определённые результаты, о форме представления которых вам заранее расскажет подрядчик. Скорее всего, и процесс финансирования проекта тоже будет привязан к поэтапной технологии реализации, включая постепенный ввод ИТ-системы в работу предприятия, и будет зависеть как от количества приобретаемых лицензий, так и затрат на консалтинг, обучение и прочие оговоренные вами моменты с подрядчиком.

Такой подход должен быть вполне понятен руководству компании-заказчика, поскольку он привязан к заранее оговоренным срокам и смете.

В ходе цифровизации все этапы обязательно должны быть задокументированы. Документы – это не ерунда! Заложите время на их подготовку и согласование, даже если сроки поджимают. Ведь без грамотного управления проектом цифровой трансформации до успешного завершения его, как правило, не довести.

Обязательно определите требования к составу проектной команды исполнителя. Скорее всего, внедрение ERP-системы будут осуществлять специалисты, принимавшие участие в презентациях коммерческого предложения в фазе его подготовки.

Помимо своей основной функции реализации проекта цифровой трансформации члены команды оказывают также документационную и административную поддержку проекта (организация совещаний в соответствии с утвержденным регламентом либо по запросам участников проекта).

Заказчик проводит интервью и согласовывает кандидатов со стороны исполнителя на ключевые позиции (руководитель проекта, функциональный, системный, технический архитекторы, руководители и архитекторы функциональных направлений, руководитель команды управления и миграции данных и пр.). При отсутствии каких-то конкретных специалистов у исполнителя заказчик должен иметь возможность самостоятельно нанять их с соответствующим уменьшением стоимости работ подрядчика.

Требования к квалификации и сертификации специалистов исполнителя:

• все сотрудники команды должны обладать экспертизой в нужных вам направлениях и опытом внедрения;
• директор и руководитель проекта должны иметь опыт ведения проектов, сертификаты о прохождении обучения стандартам управления проектами и применять лучшие практики на проекте.

Желательно, чтобы вся организационная документация велась в соответствии со стандартами заказчика, вам так будет удобнее. Однако, если у вас нет опыта работы с проектной документацией, тогда исполнитель предложит вам свои опробованные методики.

Надеюсь, если вы будете применять эти советы на практике, то сможете корректно выбрать для своего проекта цифровой трансформации наилучшего подрядчика и вместе с ним проделать успешный путь, выстроить комфортные взаимоотношения и совершить настоящую революцию внедрения на благо вашего бизнеса.