Как понять, что бизнесу пора меняться? Автоматизироваться, цифровизироваться, трансформироваться?

- Ольга, привет! Расскажи, пожалуйста, о себе, чем ты занимаешься, в чем ты можешь быть полезна подписчикам?

- Уже более 25 лет я занимаюсь изучением вопросов эффективного применения в бизнесе цифровых технологий. Начинала свою карьеру в конце 1990-х в качестве ИТ-специалиста и консультанта в разных компаниях, включая международные, а сейчас возглавляю группу компаний «Формула», которую основала 17 лет назад, занимаюсь вместе со своими коллегами цифровой трансформацией и автоматизацией различных предприятий.

По каким задачам ко мне обращаются лично: формирование проектных команд для автоматизации и цифровизации бизнеса; поиск специалистов, в том числе с редкими компетенциями в ИТ-сфере; за консультациями – как извлечь из ИТ-проекта измеримую пользу для бизнеса, как определить метрики проекта цифровизации; за помощью в защите ИТ-проекта перед инвестором, чтобы выделили оптимальный бюджет. Но чаще всего ко мне обращаются, если необходимо решить проблемы в текущих ИТ-проектах: например, проект затянулся, бюджет вырос в три раза, а результата нет, хотя сменили несколько подрядчиков, уволили половину ИТ-подразделения... Что делать? Помогаю найти оптимальные решения.

Я знаю, что среди твоих подписчиков много HR-специалистов, поэтому могу им посоветовать прочитать мою книгу «Цифровая трансформация бизнеса: практические советы для первых лиц компаний», в ней большая глава посвящена теме управления персоналом при цифровизации любой компании. В ней вы найдете ответы на вопросы: как сформировать проектную команду для цифровой трансформации бизнеса, как подготовить персонал к неизбежным изменениям и увеличивать вовлечённость сотрудников, как эффективно их обучать работе с ИТ-системой. Также вы найдете в моей книге интересные примеры по цифровизации HR-бизнес-процесса и узнаете о трендах в этом направлении.

- Как ИТ-эксперт, расскажи, пожалуйста, как понять, что бизнесу пора меняться? Цифровизоваться, автоматизироваться, трансформироваться? Думаю, один из самых волнующих читателей вопросов - что первее: яйцо или курица?  Если перефразировать на профессиональный язык: автоматизация, трансформация или цифровизация? С чего начать?

- Начнём с того, что далеко не каждой компании нужна цифровая трансформация. Например, есть компании, которые довольствуются малым и не ставят перед собой амбициозных целей. Им вполне достаточно автоматизации некоторых их бизнес-процессов (бухгалтерия, склад, логистика и пр. в зависимости от их актуальных задач). Если же компания стремится к лидерству в своей нише или отрасли, то ей необходимо пойти по пути цифровизации, чтобы быть впереди рынка. Новые бизнес-модели помогают приятно удивить клиента, привлечь его и сделать лучшее предложение потребителям своей продукции или своих услуг.

Также цифровизация нужна тем отраслям бизнеса, где высокая конкуренция, и компания хочет выиграть в этой борьбе или быть среди лидеров, а не аутсайдеров. Сейчас, например, почти для всех компаний агропромышленного комплекса, где усиливается конкуренция, нужна цифровизация, чтобы занять определённую долю рынка благодаря цифровым технологиям.

Однако, если компания всё же выбрала путь цифровой трансформации, то на первой стадии, как правило, она пройдёт через автоматизацию «рутины», когда улучшается работа компании и повышается её эффективность, благодаря ускорению обработки бизнес-информации. При этом сами бизнес-процессы на этом этапе не меняются.

После этого, когда перевели по максимуму процессы с ручного труда в автоматический режим, в компании появляется база с накопленными данными (например, в «1С: ERP»). Теперь её можно собирать и анализировать. Это вторая стадия на пути к цифровизации — этап накопления информации и её анализа.

И третья стадия – уже цифровизация. На этом этапе можно понять, как на самом деле и для каких целей работает предприятие, тут уже можно эффективно оцифровать все исследованные бизнес-процессы и в каждом из них определить, что работает хорошо, а где «узкие» места. В ERP-систему можно встраивать математические модели, и тогда она будет выдавать решения человеку, что рекомендуется делать. В результате третьего этапа за человека уже принимает решения система — это и есть цель цифровизации.

- В твоей книге есть 7 вопросов, которые ты задаешь именно собственникам. Объясни, пожалуйста, читателям, почему именно собственник должен ответить на эти вопросы, а не ТОП? Почему это важно?

- Не совсем так. В книге действительно есть 7 вопросов, которые я рекомендую задать себе собственнику, управляющему бизнеса и/или генеральному директору, чтобы оценить готовность своей компании к цифровой трансформации. Почему именно первые лица бизнеса должны пройти данный опросник, а не ИТ-специалисты компании, готовящейся к цифровизации? Потому что это не ИТ-проект, а бизнес-проект. Цифровизация должна служить целям бизнеса, и именно руководство компании, а не «айтишники», решает, что должна будет делать цифровая система.

Однако на эти 7 вопросов полезно ответить всем людям, принимающим решения в компании, так называемым ЛПР, готовым инициировать модернизацию бизнеса и взять на себя ответственность за результаты. Потому что на практике бывает, что далеко не каждый собственник или акционер вовлечён в оперативное управление своим бизнесом, тогда не ему, а топ-менеджерам, ответственным за стратегию ведения бизнеса, за финансовые результаты, надо отвечать на эти вопросы. Иногда бывает так, что и директор по персоналу становится главным инициатором цифровизации компании – неоднократно с этим встречалась. На днях я присутствовала именно на такой встрече с одной компанией – там HR-директор очень опытный, авторитетный человек, и она решила инициировать цифровизацию своей компании, хорошо представляя многие бизнес-процессы. Она подключила к проекту финансового и генерального директора, и они совместно готовят проект и хотят защищать его перед инвестором. В этом я им сейчас помогаю.

- Кто и почему, на твой взгляд, должен составлять ТЗ на автоматизацию, если говорить про HR и компанию в целом?

- Помочь составить ТЗ на автоматизацию может, как правило, подрядчик – внедренческая компания, которая будет заниматься автоматизацией или цифровизацией вашего бизнеса.

Если автоматизация в компании затронет только один блок, например HR, то, очевидно, что ТЗ должен составлять руководитель этого блока, HR-директор, который знает, в каком направлении он хочет развивать своё направление, и для чего ему нужна автоматизация.

Если речь идет об автоматизации многих блоков – финансы, производство, логистика и пр., то по каждому блоку в команду цифровизации компании должен войти ответственный человек. Они составят ТЗ по своим направлениям и будут курировать их выполнение.

Если это крупная компания, и у неё большой объём бизнес-процессов, то один человек (даже самый главный) всё необходимое знать о предприятии не может. Поэтому ему, в первую очередь, необходимо определить круг своих доверенных лиц на проекте и назначить, кто будет отвечать за какой раздел учёта. Таких людей в проектах цифровизации могут называть по-разному. Например, если предприятие выбрало методологию Scrum для управления проектом цифровой трансформации, то участников команды, которая будет представлять интересы заказчика во время разработки, называют Product Owner или продакт-менеджер или владелец продукта. Это определенная роль на проекте – ответственный сотрудник, кто будет принимать готовый продукт от исполнителей, кто компетентен в том или ином процессе, кто будет выдвигать требования к этому продукту, каким он должен быть.

Нет правил, люди каких должностей должны входить в команду по цифровой трансформации со стороны заказчика. Главное, выбрать ответственных за каждую из групп бизнес-процессов, которые планируется оцифровывать. Это и будет ключевой сотрудник по каждой группе. И их всех обязательно включить в команду.

- Ты довольно подробно в своей книге даешь структуру проектного отдела по автоматизации. А нельзя отдать внедрение на аутсорсинг, как это часто стремятся сделать? Расскажи, пожалуйста, о плюсах собственной команды.

- Можно создать, конечно, собственную команду для цифровизации бизнеса, но это могут позволить себе только крупные компании. Потому что в такой команде нужно иметь множество специалистов с компетенциями в различных сферах автоматизации, такие специалисты стоят дорого, платить им зарплаты годами могут позволить себе далеко не каждая компания. Выгоднее нанять профессиональную внедренческую компанию на проект. В ином случае, например, через 2-3 года проект цифровизации завершится, а что делать с собственными специалистами, если это был не аутсорсинг? Увольнять их, сокращать? Ведь количество работы у них может снизиться, а падать по зарплате им будет не очень интересно.

Если же компания полностью цифровая, то у нее вполне может работать на постоянке целый отдел цифровизации, поскольку им постоянно надо обеспечивать цифровые бизнес-процессы.

- Нужно ли готовить персонал к изменениям или можно просто поставить перед фактом, мол, вот новая система, начинаем работать?

- Если так поступить, то саботаж в компании и недовольство сотрудников последуют очень скоро. Психология людей такова, что мы не любим изменений, поскольку это выбивает нас из зоны комфорта. Поначалу все новшества могут быть для нас не очень удобны, ведь надо переучиваться, перестраиваться, всё будет по-другому, и это рождает страх перед неизвестным: что будет потом? Множество вопросов о цифровой трансформации бизнеса рождают страхи и у персонала. Поэтому, чтобы не начинать этот проект на волне страха и даже паники части людей, рекомендуется сделать план, в котором продумать процедуры оповещения сотрудников, чтобы рассказать людям, как всё будет происходить, для чего это делается, и к чему приведёт.

На днях у меня вышла статья на HR-Portal с советами, как подготовить персонал к изменениям в ходе цифровой трансформации – советую ее прочитать: https://hr-portal.ru/blog/kak-podgotovit-personal-k-izmeneniyam-v-hode-cifrovoy-transformacii-kompanii

- Как ты считаешь, можно ли собрать ИТ-архитектуру из зоопарка решений или лучше внедрять комплексные решения?

- На моей практике бывали случаи, когда из 9 программ при «ИТ-зоопарке» у компании-заказчика мы сохраняли 7. При этом можно успешно провести цифровизацию компании. Да, системным интеграторам порой проще доказать владельцу бизнеса, что лучше всё имеющееся снести напрочь и поставить новую систему. Но тут возникает вопрос: кому лучше?

Внедренцам так проще, к тому же им выгодно продать как можно больше функциональных блоков ERP-системы. Так зачем им сохранять имеющиеся? Однако, если думать об интересах заказчика, то подход у системных интеграторов должен быть другой. Если в компании стоят хорошие программы, классные приложения и уже нормализована нормативно-справочная информация (НСИ), то можно поставить «интеграционную шину», через которую будет происходить обмен данными имеющихся программ с новой системой.

В чём основная проблема разных программ? Если у них разная НСИ, то их «не скрестить» между собой. Так происходит, если, например, в одном приложении по закупкам материалы названы так, а в другой программе по производству они же имеют совсем другие наименования. Это вполне решаемо — важно привести в порядок НСИ в компании, но не все внедренцы хотят или могут этим заниматься. Выбирайте тех, кто хочет и сможет оптимизировать и нормализовать НСИ. И когда НСИ у вас будет в порядке, тогда можно сохранить максимум имеющихся у вас программ и приложений, которые вы хотите оставить.

- На какие тренды в цифровизации и автоматизации ты бы рекомендовала обратить внимание HR-службе?

- Для эффективной работы среднего и крупного бизнеса стоит автоматизировать хотя бы три базовых HR-процесса: рекрутинг, обучение и адаптация персонала. Пока не очень много компаний могут похвастаться тем, что используют цифровые инструменты во всех этих трех направлениях и делают это правильно. Но к этому уже пора стремиться, чтобы не остаться на обочине рынка. Об этом у меня подробно рассказано в моей книге, а здесь в качестве примера приведу актуальные тенденции в цифровизации рекрутинга:

• CRM-программы для рекрутинга;
• использование программного обеспечения на базе искусственного интеллекта для автоматизации поиска, проверки резюме и отбора кандидатов на работу;
• использование платформ для поиска сотрудников на сменные и разовые работы;
• внедрение прозрачных систем оценки кандидатов и контроля рекрутеров;
• использование чат-ботов, которые помогут с набором, наймом и управлением талантами;
• проведение геймификации: онлайн-игр для оценки soft skills кандидатов.

- Что бы ты пожелала HR-ам в начале 2024 года?

- Желаю вам всем в этом году активного развития ваших компаний и HR-брендов, чтобы вы могли предлагать вашим сотрудникам и кандидатам конкурентоспособные зарплаты и хорошие условия труда с прекрасными соцпакетами! Тогда и очередь из кандидатов, даже на самые конкурентные позиции, у вас всегда будет большой, и ваша проблема будет только в том, чтобы выбрать наилучших из самых лучших кандидатов на рынке труда!

Также пожелаю вам всем интересных проектов, включая и цифровые. Как известно, лучшие кандидаты рынка и так хорошо получают, а если вы сможете предложить им амбициозный проект, то они захотят работать с вами. Пусть такие возможности у вас появятся в 2024-ом году!